Budgétisation et dépenses
Gestion financière complète du projet — du calcul des devis et de la conversion de devises à la capture mobile des reçus et à l'intégration comptable. Suivez chaque euro dans plusieurs devises, du terrain jusqu'au rapport financier.
Un seul flux financier, deux plateformes
Le système de budgétisation d'Excavata s'étend de l'ordinateur au mobile. Élaborez des devis, gérez des budgets dans n'importe quelle devise, capturez des reçus sur le terrain, suivez les dépenses de subvention et exportez vers le système financier de votre organisation — sans aucune perte de données entre les étapes.
Calculateur de devis
Élaborez des devis de projet détaillés avec la main-d'œuvre, les matériaux, les charges patronales et les marges. Générez une proposition d'honoraires prête à présenter au client qui masque vos tarifs internes, ou exportez le détail interne complet pour vos propres archives. Découvrez comment le devis s'intègre au cycle de vie complet du projet →
Élaborez votre devis
Assemblage des coûts ligne par ligne avec calcul automatique des totaux
Main-d'œuvre
- ●Ajoutez des rôles du personnel avec des tarifs de facturation journaliers ou horaires
- ●Précisez les jours ou les heures par rôle
- ●Appliquez les charges patronales (retraite, assurance, frais généraux) sous forme de pourcentage
Matériaux et autres coûts
- ●Postes pour l'équipement, les déplacements, les consommables, les frais de laboratoire, les sous-traitants
- ●Quantité et tarif unitaire par poste
- ●Catégorisez pour les rapports
Marges et majoration
- ●Appliquez un pourcentage de marge à la main-d'œuvre, aux matériaux ou aux deux
- ●Consultez d'un coup d'œil les sous-totaux, le montant de la marge et le total général
Options d'export
Deux sorties distinctes pour des publics différents
Proposition d'honoraires client (PDF)
- ●PDF professionnel mis en forme pour le client
- ●Affiche les descriptions des rôles et les honoraires totaux par ligne
- ●Masque les tarifs internes, les charges patronales et les calculs de marge
- ●Présentation soignée adaptée aux réponses aux appels d'offres
Détail interne
- ●Détail complet — tarifs, charges patronales, marges, majoration
- ●Disponible au format CSV ou PDF
- ●À utiliser pour la revue interne et la mise en place du projet
Bibliothèque de tarifs
- ●Enregistrez et réutilisez des grilles tarifaires pour les catégories de main-d'œuvre courantes
- ●Tarification cohérente sur plusieurs devis
Budgétisation — Ordinateur
L'onglet Budgétisation se trouve à l'intérieur de chaque projet dans l'application de bureau. Il est protégé par un mot de passe afin que seuls les membres autorisés de l'équipe puissent accéder aux données financières.
Choisissez le type de projet qui correspond à votre structure de financement :
Projets sous contrat
Archéologie préventive, conseil et travaux financés par l'aménageur
Coûts du projet
- ●Suivez la main-d'œuvre, l'équipement, les consommables, les déplacements, les sous-traitants et les frais de laboratoire
- ●Catégorisez chaque dépense avec suivi du fournisseur et des approbations
- ●Filtrez par catégorie pour visualiser la ventilation des dépenses
Facturation et paiements
- ●Créez et suivez des factures avec dates d'échéance
- ●Enregistrez les ordres de modification
- ●Surveillez le statut des paiements et le solde restant dû
Tableau de bord
- ●Valeur du contrat par rapport aux dépenses totales
- ●Bénéfice / perte d'un coup d'œil
- ●Coûts de main-d'œuvre par rapport aux coûts des matériaux
- ●Récapitulatif des factures en souffrance
Projets universitaires / sur subvention
Subventions de recherche universitaires et autres recherches financées
Détails et jalons de la subvention
- ●Enregistrez le nom de la subvention, l'organisme de financement et le numéro de référence
- ●Définissez la période de la subvention avec les dates de début et de fin
- ●Suivez les jalons de reporting et les échéances
Catégories budgétaires
- ●Définissez les lignes budgétaires avec les montants alloués
- ●Suivez les dépenses allouées par rapport aux dépenses réelles par catégorie
- ●Catégories par défaut pour les structures de subvention courantes
Dépenses et tableau de bord
- ●Suivi complet des dépenses avec indicateurs d'éligibilité
- ●Piste d'audit avec enregistrements des approbations
- ●Jours restants et prévision des dépenses
- ●Ventilation par catégorie avec pourcentage utilisé
Personnel et paie
Partagé entre les deux types de projet — gérez les tarifs de votre équipe et suivez les coûts de main-d'œuvre par rapport au budget.
- ●Répertoire du personnel avec tarifs journaliers et horaires
- ●Enregistrez les heures de main-d'œuvre par membre du personnel, site et date
- ●Calcul automatique des coûts à partir des tarifs
- ●Suivi des charges patronales (retraite, assurance, frais généraux)
- ●Exportez séparément les enregistrements du personnel et de la main-d'œuvre
Dépenses mobiles
L'onglet Dépenses se trouve à l'intérieur de chaque projet dans l'application mobile. Conçu pour une saisie rapide des données sur le terrain — enregistrez une dépense et photographiez un reçu en moins de 30 secondes.
Saisie rapide des dépenses
Date, description, montant, catégorie et bouton de taxe — le tout sur un seul écran. Appuyez sur enregistrer et passez à la suite.
Capture des reçus
Prenez une photo, choisissez dans votre pellicule ou joignez un PDF — même avant le premier enregistrement. Plusieurs reçus par dépense, avec vignettes et badges de statut de synchronisation.
Fonctionne hors ligne
Toutes les données sont stockées localement. Aucune connexion Internet nécessaire sur le terrain — les dépenses se synchronisent automatiquement dès que vous vous connectez au réseau de votre équipe.
Synchronisation automatique
Les dépenses et les fichiers de reçus se synchronisent avec le module Budgétisation de l'ordinateur via votre réseau local. Aucun compte cloud requis.
Devises et taux de change
Définissez votre devise de référence sur n'importe quelle devise mondiale et obtenez des taux de change en temps réel pour vos travaux de terrain internationaux. Excavata compare quatre niveaux de conversion pour que vous connaissiez toujours le coût réel de vos dépenses à l'étranger.
Système de devise de référence
Universel — fonctionne avec n'importe quelle devise de base, pas seulement l'AUD ou l'USD
Taux de change en temps réel
- ●Les taux s'actualisent automatiquement avec une mise en cache de 4 heures
- ●Alertes de variation de taux lorsque les taux évoluent de plus de 3%
- ●Fonctionne avec plus de 150 devises
Quatre niveaux de conversion
- ●Taux interbancaire — la référence du marché interbancaire
- ●Taux carte — marge typique des cartes de crédit/débit (par défaut 2,5 %)
- ●Taux ATM — marge sur les retraits d'espèces (par défaut 3,5 %)
- ●Taux bureau de change — marge aéroport/bureau (par défaut 5,0 %)
Marges personnalisables
- ●Ajustez la marge de chaque niveau pour correspondre à votre banque ou à votre émetteur de carte
- ●Comparez côte à côte les quatre niveaux pour trouver l'option la moins chère
Base de données des frais ATM
Frais de retrait préchargés pour 51 pays
Valeurs par défaut par pays
- ●Frais de l'opérateur ATM local par retrait pour chaque pays
- ●Remplacez-les par vos propres frais si votre banque facture différemment
- ●Frais pris en compte automatiquement dans la comparaison ATM
Affichage du taux en ligne
- ●Consultez le taux de change actuel directement sur les écrans de saisie des dépenses
- ●Appuyez pour développer la comparaison complète des quatre niveaux
- ●Données de taux et de niveaux disponibles partout où vous saisissez des montants
Historique des taux
- ●Taux mis en cache conservés pour une utilisation hors ligne
- ●Consultez la date de la dernière actualisation des taux
Suivi des dépenses en devises étrangères sur subvention
Pour les projets universitaires comportant des travaux de terrain internationaux — suivez en temps réel les dépenses en devises étrangères par rapport au budget de votre subvention.
- ●Enregistrez les dépenses dans la devise locale du pays où vous travaillez
- ●Conversion automatique vers la devise de référence de votre subvention au taux du jour
- ●Total cumulé des dépenses en devises étrangères par rapport à l'allocation budgétaire
- ●Consultez le budget de subvention restant dans la devise de référence comme dans les devises étrangères
- ●Prend en charge plusieurs devises étrangères au sein d'une même subvention
Planificateur de sorties de terrain
Planifiez le budget en devises d'une sortie de terrain à venir. Saisissez votre destination, sa durée et vos dépenses journalières estimées — le planificateur calcule les coûts sur les quatre niveaux de taux de change afin que vous puissiez choisir le moyen de paiement le moins cher.
- ●Sélectionnez le pays de destination et la devise
- ●Définissez la durée du voyage et les dépenses journalières estimées en devise étrangère
- ●Tableau comparatif des coûts sur quatre niveaux (taux interbancaire, taux carte, taux ATM, bureau de change)
- ●Détail des frais ATM indiquant le coût par retrait et le montant de retrait optimal
- ●Niveau le moins coûteux mis en évidence automatiquement
- ●Résultats affichés dans votre devise de référence pour une budgétisation facile
Gestion des reçus
Joignez, consultez et organisez les fichiers de reçus de chaque dépense — sur mobile comme sur ordinateur.
- ●Plusieurs reçus par dépense (photos et PDF)
- ●Capturez les reçus lors de la création initiale de la dépense — avant le premier enregistrement
- ●Choisissez depuis l'appareil photo, la galerie de photos ou le sélecteur de fichiers PDF
- ●Téléversement par glisser-déposer sur ordinateur
- ●Grille de vignettes avec badges de statut de synchronisation
- ●Visionneuse d'images en plein écran avec zoom par pincement
- ●Alertes de reçu manquant dans les listes de dépenses
Suivi des taxes
Activez la taxe par dépense et le système calcule automatiquement la composante fiscale. Configurable pour n'importe quel taux de taxe — GST, VAT, taxe de vente ou tout autre régime.
- ●Bouton de taxe sur chaque saisie de dépense
- ●Calcul automatique de la composante fiscale
- ●Montants des taxes inclus dans tous les exports
- ●L'export TechnologyOne sépare les montants hors taxe et toutes taxes comprises
Export et intégration comptable
Exportez les données budgétaires dans des formats standard ou directement vers le système financier de votre organisation. Excavata mémorise le dernier format d'export utilisé pour chaque type de données, afin que les exports répétés se fassent en un seul clic.
Formats standard
- ●CSV (universel)
- ●Excel (.xlsx)
- ●Rapport PDF
- ●Lot de reçus (ZIP) — CSV des dépenses + fichiers de reçus
Logiciels de comptabilité
- ●Xero CSV
- ●MYOB CSV
- ●QuickBooks CSV
Finances universitaires
- ●SAP Concur CSV
- ●Oracle PeopleSoft CSV
- ●TechnologyOne CSV
- ●Workday CSV
Données exportables
- ●Dépenses
- ●Factures
- ●Enregistrements de main-d'œuvre
- ●Répertoire du personnel
- ●Récapitulatif du budget
- ●Devis (client ou interne)
Comment ils fonctionnent ensemble
Un flux unique, du terrain au rapport financier.
Devis
Élaborez un devis détaillé avec la main-d'œuvre, les matériaux et les marges. Envoyez une proposition d'honoraires au client ou conservez le détail complet en interne.
Capture
Enregistrez les dépenses et photographiez les reçus sur votre téléphone ou votre tablette sur le terrain — dans n'importe quelle devise.
Synchronisation
Connectez-vous au réseau local de votre équipe. Les données et les fichiers de reçus se transfèrent automatiquement.
Export
Générez des rapports pour votre organisation — CSV, PDF, Excel, ou directement vers votre système financier.
Il n'y a aucune distinction entre les données mobiles et celles de l'ordinateur. Chaque dépense, reçu et enregistrement de main-d'œuvre apparaît dans le même export, quel que soit l'endroit où il a été saisi.
Protégé par mot de passe
Les données budgétaires sont sensibles. L'onglet Budgétisation exige une authentification avant d'y accéder — distincte de la connexion principale à l'application.
- ●Protection par mot de passe avec verrouillage après 5 tentatives infructueuses
- ●Délai d'attente de 5 minutes avant une nouvelle tentative après verrouillage
- ●Code PIN administrateur pour la récupération du mot de passe
- ●Récupération par e-mail comme option de secours
- ●Les données budgétaires ne sont pas visibles pour les membres non autorisés de l'équipe
- ●Les données financières ne se synchronisent qu'entre appareils authentifiés
Du devis au bilan
Excavata intègre les finances de votre projet dans le même outil que vous utilisez pour l'enregistrement, l'analyse et les rapports — avec une prise en charge multidevise complète pour les travaux de terrain internationaux.
Nous contacter