Presupuestos y gastos
Gestión financiera integral del proyecto — desde el cálculo de ofertas y la conversión de divisas hasta la captura móvil de recibos y la integración contable. Controla cada euro en múltiples divisas, desde el campo hasta el informe financiero.
Un solo flujo financiero, dos plataformas
El sistema de presupuestos de Excavata abarca escritorio y móvil. Elabora ofertas, gestiona presupuestos en cualquier divisa, captura recibos en el campo, controla el gasto de subvenciones y exporta al sistema financiero de tu organización — sin perder datos por el camino.
Calculadora de ofertas
Elabora ofertas de proyecto detalladas con mano de obra, materiales, costes asociados y márgenes. Genera una propuesta de honorarios lista para el cliente que oculta tus tarifas internas, o exporta el desglose interno completo para tus propios registros. Descubre cómo la oferta fluye hacia el ciclo de vida completo del proyecto →
Elabora tu oferta
Composición de costes línea por línea con totalización automática
Mano de obra
- ●Añade roles del personal con tarifas de facturación diarias o por hora
- ●Especifica los días u horas por rol
- ●Aplica costes asociados (cotizaciones, seguros, gastos generales) como porcentaje
Materiales y otros costes
- ●Partidas para equipos, desplazamientos, consumibles, honorarios de laboratorio y subcontratistas
- ●Cantidad y tarifa unitaria por partida
- ●Categoriza para la elaboración de informes
Márgenes y recargo
- ●Aplica un porcentaje de margen a la mano de obra, los materiales o ambos
- ●Consulta subtotales, importe del margen y total general de un vistazo
Opciones de exportación
Dos resultados distintos para diferentes destinatarios
Propuesta de honorarios para el cliente (PDF)
- ●PDF profesional con formato para el cliente
- ●Muestra las descripciones de los roles y los honorarios totales por línea
- ●Oculta las tarifas internas, los costes asociados y los cálculos de margen
- ●Presentación limpia, adecuada para la presentación de licitaciones
Desglose interno
- ●Detalle completo — tarifas, costes asociados, márgenes, recargo
- ●Disponible en CSV o PDF
- ●Utilízalo para la revisión interna y la configuración del proyecto
Biblioteca de tarifas
- ●Guarda y reutiliza tablas de tarifas para las categorías habituales de mano de obra
- ●Precios coherentes en múltiples ofertas
Presupuestos — Escritorio
La pestaña de Presupuestos se encuentra dentro de cada Proyecto en la aplicación de escritorio. Está protegida con contraseña para que solo los miembros del equipo autorizados puedan acceder a los datos financieros.
Elige el tipo de proyecto que se ajuste a tu estructura de financiación:
Proyectos por contrato
Arqueología comercial, consultoría y trabajo financiado por el promotor
Costes del proyecto
- ●Controla la mano de obra, los equipos, los consumibles, los desplazamientos, los subcontratistas y los honorarios de laboratorio
- ●Categoriza cada gasto con seguimiento del proveedor y de la aprobación
- ●Filtra por categoría para ver el desglose del gasto
Facturación y pagos
- ●Crea y controla facturas con fechas de vencimiento
- ●Registra órdenes de modificación
- ●Supervisa el estado de los pagos y el saldo pendiente
Panel de control
- ●Valor del contrato frente al gasto total
- ●Beneficio / pérdida de un vistazo
- ●Costes de mano de obra frente a costes de materiales
- ●Resumen de facturas pendientes
Proyectos académicos / de subvención
Subvenciones de investigación universitaria y otra investigación financiada
Datos e hitos de la subvención
- ●Registra el nombre de la subvención, el organismo financiador y el número de referencia
- ●Establece el periodo de la subvención con fechas de inicio y fin
- ●Controla los hitos y plazos de presentación de informes
Categorías presupuestarias
- ●Define partidas presupuestarias con importes asignados
- ●Controla el gasto asignado frente al real por categoría
- ●Categorías predeterminadas para estructuras de subvención habituales
Gasto y panel de control
- ●Seguimiento completo del gasto con indicadores de elegibilidad
- ●Registro de auditoría con registros de aprobación
- ●Días restantes y previsión de gasto
- ●Desglose por categoría con el porcentaje utilizado
Personal y nóminas
Compartido entre ambos tipos de proyecto — gestiona las tarifas de tu equipo y controla los costes de mano de obra frente al presupuesto.
- ●Directorio de personal con tarifas diarias y por hora
- ●Registra las horas de mano de obra por miembro del personal, yacimiento y fecha
- ●Cálculo automático de costes a partir de las tarifas
- ●Seguimiento de costes asociados (cotizaciones, seguros, gastos generales)
- ●Exporta los registros de personal y de mano de obra por separado
Gastos en móvil
La pestaña de Gastos se encuentra dentro de cada Proyecto en la aplicación móvil. Diseñada para una introducción de datos rápida en el campo — registra un gasto y fotografía un recibo en menos de 30 segundos.
Introducción rápida de gastos
Fecha, descripción, importe, categoría y conmutador de impuestos — todo en una sola pantalla. Toca guardar y sigue adelante.
Captura de recibos
Haz una foto, elige de tu carrete o adjunta un PDF — incluso antes de guardar por primera vez. Varios recibos por gasto, con miniaturas e indicadores de estado de sincronización.
Funciona sin conexión
Todos los datos se almacenan localmente. No se necesita internet en el campo — los gastos se sincronizan automáticamente cuando te conectas a la red de tu equipo.
Sincronización automática
Los gastos y los archivos de recibos se sincronizan con el módulo de Presupuestos de escritorio a través de tu red local. No se requiere cuenta en la nube.
Divisas y tipos de cambio
Establece tu divisa de referencia en cualquier divisa del mundo y obtén tipos de cambio en tiempo real para el trabajo de campo internacional. Excavata compara cuatro niveles de conversión para que siempre conozcas el coste real de gastar en el extranjero.
Sistema de divisa de referencia
Universal — funciona con cualquier divisa base, no solo AUD o USD
Tipos de cambio en tiempo real
- ●Los tipos se actualizan automáticamente con una caché de 4 horas
- ●Alertas de variación cuando los tipos cambian más de un 3%
- ●Funciona con más de 150 divisas
Cuatro niveles de conversión
- ●Tipo interbancario — la referencia entre bancos
- ●Tipo de tarjeta — margen típico de tarjeta de crédito/débito (por defecto 2,5 %)
- ●Tipo ATM — margen de retirada de efectivo (por defecto 3,5 %)
- ●Tipo de casa de cambio — margen de aeropuerto/oficina de cambio (por defecto 5,0 %)
Márgenes personalizables
- ●Ajusta el margen de cada nivel para que coincida con tu banco o proveedor de tarjeta
- ●Compara los cuatro niveles en paralelo para encontrar la opción más económica
Base de datos de comisiones ATM
Comisiones de retirada precargadas para 51 países
Valores predeterminados por país
- ●Comisión del operador de cajero local por retirada para cada país
- ●Sustitúyela por tu propia comisión si tu banco cobra de forma diferente
- ●Las comisiones se incorporan automáticamente a la comparación del nivel ATM
Visualización del tipo en línea
- ●Consulta el tipo de cambio actual directamente en las pantallas de introducción de gastos
- ●Toca para desplegar la comparación completa de los cuatro niveles
- ●Datos de tipos y niveles disponibles allí donde introduzcas importes
Historial de tipos
- ●Tipos en caché conservados para su uso sin conexión
- ●Consulta cuándo se actualizaron los tipos por última vez
Seguimiento del gasto en divisa extranjera de subvenciones
Para proyectos académicos con trabajo de campo internacional — controla el gasto en divisa extranjera frente al presupuesto de tu subvención en tiempo real.
- ●Registra los gastos en la divisa local del país en el que trabajas
- ●Conversión automática a la divisa de referencia de tu subvención al tipo del día
- ●Total acumulado del gasto en divisa extranjera frente a la asignación presupuestaria
- ●Consulta el presupuesto restante de la subvención tanto en la divisa de referencia como en la extranjera
- ●Admite varias divisas extranjeras dentro de una misma subvención
Planificador de salidas de campo
Planifica el presupuesto en divisas de una próxima salida de campo. Introduce tu destino, la duración y el gasto diario estimado — el planificador calcula los costes en los cuatro niveles de tipo de cambio para que elijas la forma más económica de pagar.
- ●Selecciona el país y la divisa de destino
- ●Establece la duración del viaje y el gasto diario estimado en divisa extranjera
- ●Tabla comparativa de costes de cuatro niveles (tipo interbancario, tipo de tarjeta, tipo ATM, casa de cambio)
- ●Desglose de comisiones ATM que muestra el coste por retirada y el importe óptimo de retirada
- ●El nivel de menor coste se resalta automáticamente
- ●Los resultados se muestran en tu divisa de referencia para presupuestar con facilidad
Gestión de recibos
Adjunta, visualiza y organiza los archivos de recibos de cada gasto — tanto en móvil como en escritorio.
- ●Varios recibos por gasto (fotos y PDF)
- ●Captura recibos durante la creación inicial del gasto — antes de guardar por primera vez
- ●Elige entre la cámara, la galería de fotos o el selector de archivos PDF
- ●Carga mediante arrastrar y soltar en escritorio
- ●Cuadrícula de miniaturas con indicadores de estado de sincronización
- ●Visor de imágenes a pantalla completa con zoom mediante pellizco
- ●Avisos de recibo faltante en las listas de gastos
Seguimiento de impuestos
Activa el impuesto por gasto y el sistema calcula el componente impositivo automáticamente. Configurable para cualquier tipo impositivo — GST, VAT, impuesto sobre las ventas o cualquier otro régimen.
- ●Conmutador de impuestos en cada entrada de gasto
- ●Cálculo automático del componente impositivo
- ●Importes de impuestos incluidos en todas las exportaciones
- ●La exportación de TechnologyOne separa los importes con y sin impuestos
Exportación e integración contable
Exporta los datos del presupuesto en formatos estándar o directamente al sistema financiero de tu organización. Excavata recuerda el último formato de exportación utilizado para cada tipo de dato, de modo que las exportaciones repetidas se hacen con un solo clic.
Formatos estándar
- ●CSV (universal)
- ●Excel (.xlsx)
- ●Informe en PDF
- ●Paquete de recibos (ZIP) — CSV de gastos + archivos de recibos
Software de contabilidad
- ●Xero CSV
- ●MYOB CSV
- ●QuickBooks CSV
Finanzas universitarias
- ●SAP Concur CSV
- ●Oracle PeopleSoft CSV
- ●TechnologyOne CSV
- ●Workday CSV
Datos exportables
- ●Gastos
- ●Facturas
- ●Registros de mano de obra
- ●Directorio de personal
- ●Resumen del presupuesto
- ●Oferta (cliente o interna)
Cómo funcionan en conjunto
Un único flujo de trabajo desde el campo hasta el informe financiero.
Oferta
Elabora una oferta detallada con mano de obra, materiales y márgenes. Envía una propuesta de honorarios al cliente o mantén el desglose completo de forma interna.
Captura
Registra gastos y fotografía recibos en tu teléfono o tableta en el campo — en cualquier divisa.
Sincronización
Conéctate a la red local de tu equipo. Los datos y los archivos de recibos se transfieren automáticamente.
Exportación
Genera informes para tu organización — CSV, PDF, Excel o directamente a tu sistema financiero.
No hay distinción entre los datos de móvil y de escritorio. Cada gasto, recibo y registro de mano de obra aparece en la misma exportación, sin importar dónde se haya introducido.
Protegido con contraseña
Los datos del presupuesto son sensibles. La pestaña de Presupuestos requiere autenticación antes de acceder — independiente del inicio de sesión principal de la aplicación.
- ●Protección con contraseña con bloqueo tras 5 intentos fallidos
- ●Espera de 5 minutos antes de reintentar tras el bloqueo
- ●PIN de administrador para la recuperación de la contraseña
- ●Recuperación por correo electrónico como opción de respaldo
- ●Los datos del presupuesto no son visibles para los miembros del equipo no autorizados
- ●Los datos financieros se sincronizan solo entre dispositivos autenticados
De la oferta al balance
Excavata integra las finanzas de tu proyecto en la misma herramienta que utilizas para el registro, el análisis y la elaboración de informes — con soporte multidivisa completo para el trabajo de campo internacional.
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